TotalSoft

Sectorul medical public  românesc este una dintre cele mai paradoxale zone de activitate din România: există o bază mare de clienţi, un potenţial de piaţă poate chiar mai mare datorat în parte unei asistenţe medicale precare în rândul diferitelor categorii de vârstă dar rămâne în continuare una dintre activităţile cele mai neproductive şi neprofitabile pe care un manager profesionist le-ar putea conduce. Spitalele, clinicile, laboratoarele şi farmaciile de stat sau private se confruntă cu o presiune crescândă de a-şi îmbunătăţi activitatea operaţională din tot mai multe direcţii.

Există o presiune din partea autorităţilor de stat care se concentrează pe reducerea cheltuielilor şi obţinerea unor rezultate financiare anuale de break even din partea instituţiilor aflate în subordine. Din păcate, lipsa unei viziuni pe termen lung privind asistenţa medicală ca pilon de referinţă în ceea ce înseamnă serviciile publice de calitate acordate cetăţenilor români, a condus la o dinamică de sector scăzută datorată unor factori precum finanţarea şi nivelul de investiţii redus asigurat de către stat care limitează drastic posibilitatea de restructurare a acestui sector, un sistem de asigurări medicale private insuficient dezvoltat care nu poate susţine financiar o parte însemnată a cheltuielilor şi investiţiilor din sistem, exodul masiv de personal medical către statele vest-europene care oferă specialiştilor condiţii mai bune de muncă şi o structură de beneficii net superioară celei româneşti, legislaţia lipsită de consecvenţă care nu poate garanta un mediu de business previzibil pentru actorii implicaţi şi care interferează puternic cu activitatea managerilor din instituţiile medicale sau lipsa unei infrastructuri moderne şi a unor echipamente şi proceduri medicale care nu de multe ori pun în pericol sanătatea pacienţilor.

Sursă: Mediafax- 2011

Un alt factor decisiv care contribuie la situaţia actuală din sistem este perspectiva managerilor a căror agendă este încărcata cu obstacole care transformă activitatea medicală într-o adevărată provocare operaţională: niveluri ridicate de variaţie la nivel de caz, procent scăzut de automatizare a activităţii de zi cu zi (şi implicit, un grad ridicat de intervenţie umană neasistată de sisteme informatice), marje scăzute de profit per caz, utilizarea eficientă a capacităţilor de asistenţă, gradul de ocupare a paturilor, încărcarea personalului medical. Toate acestea sunt întrebări ale căror răspunsuri vor conduce în cele din urmă la o mai bună eficienţă organizaţională în contextul aplicării lor într-un mod susţinut.

Una dintre cele mai eficiente modalităţi de a îmbunătăţi operaţiunile zilnice precum şi previziunile financiare, profitabilitatea anumitor secţii si scenariile ipotetice de business (variaţia anumitor indicatori precum numărul de paturi, numărul de angajaţi, valorile pachetelor salariale, modificarea tarifelor standard, externalizarea serviciilor) este implementarea unui sistem software de business care permite managerilor şi personalului medical specializat să ia decizii informate atunci când se alfă în punctul de maxim impact, mai uşor şi mai simplu decât în prezent. Astfel, persoana cea mai îndreptăţită să ia o hotărâre va avea acces la informaţii de valoare. Acesta este scopul final al soluţiilor software de tip Business Intelligence (BI).

Dar mai întâi, managerii trebuie să se obişnuiască cu integrarea unor instrumente software simple în activităţile curente pentru a se obişnui  în modul lor de lucru cu specificul unor asemenea informaţii pentru ca mai apoi să facă următorul pas logic: implementarea pe scară largă, la nivel de organizaţie, a unor sisteme software care asigură un management complex al activităţii precum Enterprise Resource Planning (ERP), instrumente BI de analiză a costurilor, fişe medicale electronice pentru pacienţi, instrumente care facilitează execuţia unor servicii de telemedicină şi altele.

În România, sistemele de tip BI sunt în cel mai bun caz răspândite şi folosite marginal în activitatea curentă. Chiar şi în contextul în care există anumite investiţii în domeniul tehnologiei informaţiei, o mare parte din datele folosite nu sunt coordonate, analizate sau implementate pentru a îmbunătăţi performanţele operaţionale. În prezent este necesară o nouă generaţie de instrumente BI şi aplicaţii destinate sectorului medical, care să integreze informaţii şi procese de lucru la nivel inter- şi cross-departamental. În schimb, datorită restricţiilor de finanţare, majoritatea managerilor sunt nevoiţi să accepte o singură soluţie: o mai bună utilizare a resurselor pe care le au deja la îndemână.

Sunt puţini cei care ţin cont de faptul că activităţile pe care le desfăşoară zilnic au ca rezultat o cantitate mare de date care este rareori folosită pentru a lua decizii mai bine infomate sau pentru a avea o înţelegere mult mai aprofundată asupra sănătăţii financiare a companiei. În plus, acest tip de informaţii este concentrat în jurul unor zone care nu dispun de resursele necesare pentru a le distribui acolo unde se impune folosirea lor. Datele pot fi prelucrate şi livrate sub forma unor informaţii în afara sferei departamentelor administrative către personalului medical care poate beneficia cel mai mult de pe urma folosirii lor.  La rândul său, acest acces crescut la informaţii în timp real oferă un nivel mult mai ridicat de introspecţie la nivel de organizaţie.

Sursă: soluţie BI cu interfaţă tip panou de control - 2011

Acum, prin integrarea soluţiilor BI în procesele de business şi distribuirea accesului pe scară largă în interiorul organizaţiei deciziile pot fi luate mult mai uşor, în special prin eliminarea nesiguranţei. Însă, pentru a fi siguri ca datele sunt de încredere trebuie stabilită o fundaţie solidă în ceea ce priveşte alimentarea lor în sistemului informatic.

Instrumentele BI de succes sunt atât simple cât şi relevante: simple pentru a permite accesul unui număr mare de utilizatori prin intermediul unei interfeţe interactive prietenoase – indiferent de tipul sau sursa de informaţie – şi relevante, astfel încât utilizatorii sa le poată folosi pentru a răspunde nevoilor lor imediate şi deciziilor ce influenţează în mod direct business-ul.

Pentru a livra informaţii către persoana cea mai potrivită să ia o decizie la un moment dat, sistemele IT trebuie să facă acest transfer de date într-un mod simplu, în concordanţă cu deciziile pe care trebuie să le susţină. Acest nivel de simplitate este necesar pentru organizaţiile care încep să acorde acces la informaţii către alte grupuri de utilizatori, altele decât top managementului, care deţine de cele mai multe controlul asupra accesului la raportări de nivel înalt, practică ce poate crea blocaje informaţionale. Medicii, asistentele, personalul din departamentele administrative (IT, back şi front office) sau responsabilii cu aprovizionarea sunt exemple de categorii profesionale care pot beneficia foarte mult prin accesul la un sistem informatic mobil si performant. Tablourile de bord (dashboards) personalizate în funcţie de nivelul de acces oferă rapoarte cu datele cele mai relevante pentru aceste grupuri folosind în mod partajat datele încărcate în sistem. De exemplu, un manager doreşte să ştie câte paturi sunt ocupate şi pentru cât timp în vreme ce un medic doreşte să afle numărul pacienţilor în aşteptare pentru consultaţie şi în acelaşi timp să le poată consulta istoricul medical înainte ca evenimentul să aibe loc.

Una dintre principalele constrângeri care ar putea conduce la un grad scăzut de adopţie a sistemului din partea personalului medical este nivelul de cunoştinţe IT al celor implicaţi: este foarte posibil ca cei mai mulţi dintre aceştia să nu cunoască modul de lucru cu structuri de date complexe şi conţinut de specialitate. Abordarea corectă a instrumentelor BI în scopuri medicale este aceea de a ignora limitările curente şi de a începe un proces de focalizare pe tipul de date ideale pe care le-ar putea genera sistemul pentru fiecare rol din organizaţie. Accentul trebuie pus pe non-consumul de informaţie al celor care se doresc a fi implicaţi: informaţiile generate să fie uşor de folosit, relevante şi convenabile din punct de vedere a livrării  la momentul şi locul potrivit către utilizatori care nu au mai folosit astfel de sisteme în prealabil datorită unei lipse de aptitudini sau de cunoştinţe. Prin creşterea nivelului de informatizare cu soluţii BI self-service cuplată cu menţinerea controlului asupra conţinutului de către departamentul de IT, această tehnologie permite crearea de conţinut specializat reducând astfel aportul specialiştilor IT.

Sistemul refoloseşte protocoalele existente de securitate, metadate şi alte servicii utilizate în întreaga organizaţie, fie integrate fie disparate în funcţie de specificul diviziei, ceea ce înseamnă că este uşor de administrat şi rapid de implementat, de multe ori într-un orizont de timp ce nu depăşeşte câteva zile.  Se reduce astfel timpul necesar pentru lansarea în folosinţă şi extinderea capacităţii de a lua o decizie informată către mai multe categorii de specialişti.

Majoritatea furnizorilor IT de soluţii BI au o înţelegere complexă asupra tipurilor de business pe care le deservesc şi pot accelera implementarea unor instrumente care favorizează apariţia unor procese noi prin corelarea cerinţelor de business cu arhitecturi de funcţionalităţi specifice, conţinut şi scenarii de lucru care se găsesc în organizaţiile vizate. Accentul cade pe relevanţă: principiul este acela de a găsi cel mai mic numitor comun în ceea ce priveşte capacităţile operaţionale ale fiecărui model de business şi de a construi în continuare funcţionalităţi unice, proprii organizaţiei vizate. Aceste scenarii standardizate vin sub forma unor modele de date predefinite, interogări sau indicatori de performanţă care economisesc timp şi efort semnificativ atunci când se lansează un proiect nou de implementare BI, care adaugă particularităţilor business-ului un set de bune practici specifice industriei medicale rezultate din experienţa furnizorului (de exemplu, analiza comparativă a costurilor şi nivelul de profitabilitate în baza finanţării de caz DRG aplicate într-o reţea de spitale publice de stat).

În încercarea de a deveni un suport preferat de asistare a deciziei, soluţiile BI trebuie să asigure un răspuns corespunzător pentru una dintre principalele întrebări venite din partea managerilor si anume cum pot compensa lipsa unor informaţii la cerere despre datele organizaţiei la nivel macro şi micro? indicatori de performanţă financiară la nivel de secţie, configuraţia resurselor utilizate pentru un potenţial program de investiţii (macro) precum şi informaţii despre cei care vin în spital şi ocupă paturile, care este istoricul lor medical la nivel de individ, care sunt serviciile de care au nevoie şi care sunt cele pe care le primesc efectiv, cât timp ramân în instituţie şi care sunt costurile medicale asociate la fiecare etapă (personal, consum cu medicamentaţia, costuri productive şi non-productive, servicii paraclinice, administrative şi externalizate) (micro). Managementul trebuie să se asigure ca organizaţia oferă cea mai bună îngrijire pacienţilor însă nu trebuie să scape din vedere condiţiile de profitabilitate în care această activitate are loc. Pentru îndeplinirea acestui obiectiv, sistemul informatic trebuie să fie suficient de agil astfel încât să aibă capacitatea de a livra informaţii la nivel granular despre resurse cu scopul de a judeca mai bine oportunităţile business-ului, de exemplu ierarhia articolelor bugetate, tipuri de costuri (irecuperabile/productive), analiză la nivel de secţie şi caz etc.

Cele mai recente instrumente de BI se plasează deasupra funcţionalităţilor de raportare ale soluţiilor tradiţionale şi devin un sistem informatic încorporat în procesele de business. În trecut, utilizatorii erau nevoiţi să aştepte pentru finalizarea mai multor paşi înainte de analiza propriu-zisă a datelor: cererile erau introduse, datele erau stocate local, consolidate, prelucrate, extrase din diferite baze de date care nu comunicau între ele, motoarele de analiză sortau rezultatele şi în cele din urmă erau livrate rapoartele. Noua metodologie de analiză vizează integrarea cu scenariile critice de business în paralel cu desfăşurarea acestora şi nu post-factum. Cel mai important beneficiu oferit este rezultat din alimentarea cu date a sistemelor de nivel financiar şi departamental. Modul în care datele sunt colectate, prelucrate şi depozitate au un impact major asupra calităţii şi valorii solutiilor BI ca instrumente de lucru. Managementul datelor la nivel macro (MDM) este zona care defineşte modul în care datele sunt gestionate de la faza de colectare iniţială şi până la utilizarea lor finală, o condiţie critică a succesului unui proiect de de implementare BI. Fără date formatate unitar în întreaga organizaţie este dificil ca un astfel de instrument să răspundă la întrebări fundamentale de business.

Dacă luam în considerare cele mai recente schimbări în ceea ce priveşte reorganizarea a peste 70 de instituţii medicale publice care a avut loc în luna februarie 2011, soluţiile BI care respectă metodologia MDM pot face faţă mult mai eficient acestui tip de fuziuni într-o manieră care nu generează conflicte la nivel de date indiferent de numărul de soluţii informatice folosite simultan în fiecare dintre unităţile implicate.

Unul dintre cei mai mari diferenţiatori al sistemelor BI de ultimă generaţie este modelul SaaS de livrare în locaţia clientului: software-ul este dezvoltat şi găzduit de către furnizor iar utilizatorul accesează aplicaţia prin intermediul Internetului. Spre deosebire de aplicaţiile tradiţionale care se instalează pe computerele şi serverele din locaţia clientului, furnizorul SaaS deţine software-ul şi îl rulează din centrul său de date în timp ce clientul închiriază folosirea soluţiei în baza unei sume lunare. Iată câteva dintre avantajele modelului SaaS comparativ cu o soluţie de instalată în locaţie:

• Resursele de IT ale clientului sunt minimizate: infrastructură – achiziţionare, întreţinere, upgrade; software – backup, update, securitate; resurse umane – prezenţa unui personal de suport IT specializat nu este necesară;
  
  
• Securitatea datelor se află în obligaţia vânzătorului şi este în general, stipulată în contractul dintre părţi;
  
  
• Înlocuieşte mai multe resurse pentru rularea aplicaţiilor de calcul cu resurse partajate, cum ar fi versiunea de software care rulează pe aceeaşi platformă pentru toţi utilizatorii care au acces;
  
  
• Furnizorii SaaS oferă contracte flexibile care au costuri predefinite pentru diverse servicii specifice, în special pentru proiecte care au o durată clară în termeni de timp şi scop. Această abordare oferă un control mai bun al costurilor şi investiţiilor;
  
  
• Clienţii beneficiază de efectul ,,progresului reţelei”: odată ce furnizorii dobândesc mai multe cunoştinţe despre ceea ce doresc managerii diverselor tipuri de business, funcţionalităţile noi sunt încorporate în upgrade-urile periodice ale serviciului astfel încât în scurt timp toţi clienţii reţelei beneficiază de aceste avantaje;
  
  
• Upgrade software regulat şi în mod automat de către vânzător;
  
  
• Soluţia poate fi accesată de oriunde 24/7 atât timp cât există o conexiune la internet;
  
  
• Este mult mai uşor de implementat deoarece aproape că nu există software instalat local, nu sunt licenţe de achiziţionat şi nici hardware special care să suporte specificaţiile mai complexe ale aplicaţiei;
  
  
• Costurile proiectului sunt amortizate la scurt timp de la instalare: nu este nevoie să se plătească în avans întreaga sumă. Facturarea depinde de funcţionalităţile puse la dispoziţia clientului şi pot fi lunare, trimestriale sau anuale. Prin urmare, directorii financiari au un flux previzibil de cheltuieli şi de investiţii cu soluţia;
  
  
• Sistemele de securitate sunt mai performante şi costă mai puţin datorită standardizării lor către un număr mare de clienţi;
  
  
• Timp de implementare scăzut;
  
  
• Oportunitatea de a obţine ROI mai rapid în cazul în care utilizatorii adoptă soluţia în prima parte a desfăşurării proiectului;
• Este mult mai uşor să se acorde acces unor membri înafara listei iniţiale odată ce companiile se decid pentru o astfel de hotărâre;
  
  
• Software-ul este mai puţin predispus la erori deoarece există o singură versiune ce rulează în toată reţeaua de clienţi;
  
  
• Există opţiunea pentru niveluri personalizate de configurare a sistemului în funcţie de specificul de business;
  
  
• Cost total de utilizare scăzut.

Sursă: evoluţia sistemelor SaaS, studiu Goldman Sachs - 2010

În contextul actual, soluţiile BI devin mai mult decât simple soluţii de reducere a costurilor: sunt instrumente de business cu impact strategic pentru managerii care doresc o asemenea putere de înţelegere a proceselor şi oportunităţilor din cadrul organizaţiilor pe care le conduc. Trecerea de la o abordare ,,pixul şi hârtia”, care de cele mai multe ori serveşte numai unui management predominant tactic cu impact redus în activitate, la soluţii BI profesionale reprezintă un pas uriaş pentru businessurile care se află în faţa unei alegeri hotărâtoare pentru viitorul lor: fie execută aceste bune practici recunoscute de instituţii medicale prestigioase fie rămân în urmă.